L’organisation d’un événement n’est pas à la portée de tout le monde. Et ce, peu importe sa nature. Voilà pourquoi, de plus en plus de particuliers, des organisations ou des entreprises sollicitent l’aide de professionnels en événementiel. Baignant dans le domaine et ayant les expériences requises pour assurer tous types d’événements, une agence événementielle est la clé d’un mariage, d’un anniversaire, d’un séminaire ou d’une levée de fonds réussie. D’ailleurs, c’est un des rôles que ce genre d’agence se doit d’accomplir. Mais quelles sont réellement les missions d’une agence événementielle ?
Mieux connaître ce qu’est une agence événementielle
Un événement est une occasion marquante et importante. Celui-ci éveille un certain intérêt. Seulement, les événements dont on parle ici sont réalisés avec un but particulier pour un public cible bien déterminé. Plus précisément, des événements pour des professionnels (business to business ou B2B) ou pour des particuliers (business to consumer ou B2C). Certes, il est tout à fait possible pour une société de planifier ses événements via le service de communication interne. Néanmoins, la réalisation d’un événement est un travail qui demande beaucoup de dextérité et un certain savoir-faire. D’autant plus que son agencement requiert plusieurs contraintes techniques. De ce fait, ces événements sont créés et agencés par des agences de communication dédiées. En occurrence, les fameuses « agences événementielles ». Ces dernières offrent généralement des prestations de gestion, de conception, de promotion et d’organisation d’événements qui répondent aux attentes de ses clients. Une agence événementielle lyonnaise, par exemple, rassemble différents experts occupant des missions différentes. Le directeur de clientèle ainsi que le chef de projet ont pour fonction de produire l’événement et de manager les relations dites « commerciales » avec le client. Quant au chargé de projet ou le responsable de projet, il se charge du lieu, de la logistique en général (réservation du lieu de rassemblement, hôtels, moyens de transport, etc.) et de la gestion des prestataires. Il s’occupe pareillement de concevoir les propositions techniques et d’établir les devis. Sans oublier la révision du projet initial suivant des contraintes techniques.
Les différentes missions d'une agence événementielle
L’agencement d’un événement, peu importe que ce soit privé ou professionnel, est une tâche à la fois fastidieuse et difficile. On doit non seulement songer à la décoration, au programme, mais également aux différents préparatifs. C’est une des raisons pour laquelle, certains préfèrent contacter une agence événementielle afin de s’occuper de la planification de leur fête ou autres événements. La principale fonction d’une agence événementielle est de prendre en charge de l’agencement de l’événement à concevoir. Et ce, qu’il s’agisse d’un anniversaire, d’un mariage, d’une incentive d’entreprise, d’un événement social ou culturel. Dans tous les cas, son équipe met ses capacités à la disposition de ses clients pour mettre en place les éléments essentiels au bon déroulement de l’événement. Parmi ces mises en place, il y a notamment la déco de la salle de réception et de la scène, la disposition des tables ainsi que l’installation de la liste des convives par table. Sans oublier, la conception logistique (vidéoprojecteur, éclairage, la sonorisation) et l’animation. Bref, une agence événementielle professionnelle effectue toutes les tâches indispensables à un événement. Le succès d’un événement demeure dans l’organisation et la coordination des différentes missions. Durant l’événement, le professionnel en événementiel s’occupe de l’aspect logistique en réglant les soucis techniques et tout autre imprévus. Celui qui l’engage n’a donc plus qu’à profiter de l’événement. Ceci dit, la gestion des rôles est nettement plus aisée pour les événements de petite envergure. Pour qui est des événements regroupant 100, voire 200 personnes, il y a une plus grande variété de prestations et de produits. Outre le côté logistique, il faudra pareillement coordonner les efforts de conception graphique, de marketing événementiel et de gestion audiovisuelle. Mis à part le volet organisation, une agence événementielle guide et conseille ses clients pendant les préparatifs. Effectivement, l’agence reste à leurs côtés et les aide à planifier l’événement pour qu’il soit à la hauteur de leurs attentes et leur budget. À titre d’exemple, celle-ci peut présenter la liste des salles de réception les moins chères ou les prestataires à embaucher pour minimiser les dépenses.
Selon quels critères élire son agence événementielle ?
Généralement, une Agence événementielle à Lyon ou dans d’autres villes française d’ailleurs,se doit de remplir des missions d’une grande importance pour le compte de son client. De ce fait, pour garantir la réussite d’un événement, il est capital de bien sélectionner un expert dans tout ce qui est organisation événementielle. Habituellement, quand on envisage d’engager ce genre de professionnel, le premier critère à considérer, c’est le type d’événement à planifier (séminaire, défilé de mode, team building, lancement de produits, etc.). Et pour cause, connaître l’environnement d’interventions et de prestations d’une agence joue grandement à sa sélection. Le portefeuille de clients des agences événementielles est aussi un critère capital et rassurant qu’il ne faut pas omettre. Le nombre de clients, leur qualité, leur notoriété sont gage de professionnalisme et de la réussite d’une agence d’event. Outre cela, il est également possible de parcourir les témoignages émis par les clients de l’agence événementielle via son site internet. De même, consulter les publications associées aux événements organisés par une agence sur les réseaux sociaux peut être d’une grande aide. Si besoin, il ne faut surtout pas hésiter pas à demander à un responsable de l’agence de donner les coordonnées de quelques-uns de ses clients afin d’avoir leur avis.
Comment trouver la meilleure agence événementielle ?
Quand une personne décide d'organiser une fête, c'est parce qu'elle a envie de partager sa joie. C'est également le cas des entreprises qui, lors des afterworks ou les remises de prix, souhaitent que tous ses salariés s'amusent et renforcent la cohésion qui existe entre eux. Ceci dit, peu importe que ce soir un séminaire de dirigeants, une convention ou un simple baptême, l'essentiel, c'est que tout se passe sans accrocs. Pour cela, nombreux sont ceux qui se tournent vers les agences événementielles expertes. Nombreux sont les moyens de dénicher une agence événementielle lyonnaise ou une agence se trouvant dans une autre région. Parmi les solutions les plus prisées, par exemple, il y a l'annuaire ou encore les recommandations faites par ses connaissances. Le fait qu’une agence soit recommandée est la garantie que cette dernière a les compétences nécessaires pour assurer l’organisation de son événement. Dans le cas où ces moyens ne porteraient pas leur fruit, il reste d’autres options telles que le bouche-à-oreille ainsi que l’internet.
Pourquoi ne pas contacter un expert en événementiel en ligne ?
Entrer en contact avec une agence événementielle par l’intermédiaire de l’outil qu’est l’internet est très courant de nos jours. C’est d’ailleurs un moyen efficace de s’assurer du professionnalisme et de mieux connaître cette dernière. Pour cela, il suffit d’effectuer quelques recherches via des mots-clés comme « agence événementielle » ou « expert en événementiel ». Par la suite, il ne reste plus qu’à élire la plateforme web de son choix.